Konkurzy na pořadatele mládežnických akcí v 2012/2013

Závazné podmínky pro pořádání šachových soutěží mládeže, které vypisuje Královéhradecký krajský šachový svaz (KHŠS).

1. Hlavním pořadatelem je KHŠS, který svěřuje akci pověřenému spolupořadateli.

2. Vybrané startovné (hradí i domácí účastníci) je účtovatelným příjmem KHŠS (kromě OP škol). Hráči z listiny talentů v KP jednotlivců startovné neplatí.

3. Šachový oddíl ( pověřený spolupořadatel) zajišťuje
– hrací místnost, kompletní šachové soupravy (požadavky na jejich dovoz lze uvést do propozic), rozhodčí, partiáře a jiné potřeby
– trofeje a ceny pro nejlepší hráče a hráčky, drobné upomínky pro všechny účastníky
– zaslání propozic (turnaje Velké Ceny a přeborů škol musí být v souladu s obecnými propozicemi KM KHŠS pro tyto akce) nejméně měsíc před akcí předsedkyni KM ke schválení
– zaslání výsledků účastníkům, webmasterovi a předsedkyni KM ve formátu SwissManageru do 3 dnů po uskutečnění
– zajistí kvalifikovaného hlavního rozhodčího min. III. třídy

4. Pověřený spolupořadatel musí krajskému svazu vyúčtovat vybrané startovné a příspěvek na ceny v plné výši na základě seznamu účastníků a může vyúčtovat:
– doklady za věcné ceny a drobné upomínky hráčům. Požadavky na doklady (důležité pro grantové vyúčtování!): paragony, doklady z obchodů, faktury musí obsahovat konkrétní druh zboží (nikoli např. “ceny”, “občerstvení” atp.), jeho jednotkovou cenu, počet kusů, celkovou cenu, razítko prodejny, datum, podpis (bez problémů jsou orazítkované účtenky z velkých prodejen).
– nájem hracích místností
– odměny funkcionářům a rozhodčím turnaje ve výši 200 Kč (hlavní rozhodčí nebo ředitel turnaje) a 100 Kč (ostatní) na základě vyplněného formuláře „Vyúčtování rozhodčího“. (max. 9 osob)

5. Faktury musí obsahovat jako plátce KHŠS, pokladní doklady (účtenky) rovněž, nebo musí být bez uvedeného odběratele. Faktury vydané na jiné subjekty nemohou být proplaceny.
Adresa pro zasílání dokladů nebo vystavování faktur: Královéhradecký krajský šachový svaz, U Koruny 292, 501 01 Hradec Králové, IČ 71199705.

6. Poháry, medaile a diplomy mohou být 1 měsíc předem vyžádány u předsedy KHŠS (Ing. Šmíd), pokud jsou volně k dispozici. V tom případě se do nákladů turnaje počítá paušální částka (80) Kč za pohár se štítkem, (25) Kč za medaili se štítkem, (5) Kč za diplom, přičemž tyto částky musí být uhrazeny krajskému šachovému svazu.

7. Vyúčtování akce: od příjmů akce (startovné + příspěvek na ceny + dotace na akci) se odečtou vyúčtované náklady. Rozdíl bude převeden jako odměna za pořadatelství pověřenému pořadateli buď na účet nebo vyplacen v hotovosti.

8. Vyúčtování akce u hospodáře KHŠS je nutno provést do 14 dnů po jejím skončení, jinak pověřenému pořadateli hrozí snížení dotace na akci až na polovinu částky. Akce konané v prosinci se musí vyúčtovat do 1 týdne kvůli ročnímu vyúčtování.

9. Rozpis turnajů a finančních prostředků

           Akce                          Termín          Příspěvek na ceny   Dotace na akci (*)
   KP jednotlivců 8 - 12               23.3.2013                1500	         1500
   KP jednotlivců 14 – 16           27.4 – 28.4.2013            1000	         1000
   KP jednotlivců rapid                 9.2.2013                1500             1500
   KP družstev mladších žáků           16.2.2013                1000             1000
   KP školních družstev                24.1.2013                1000             1000
   OP školních družstev (**)  Listopad – prosinec 2012           500	            0 
   Velké ceny       13.10., 3.11., 1.12., 12.1., 23.2., 20.4.   1500             1500

   (*) při vyúčtování  v termínu podle bodu 8
   (**) platí při účasti minimálně 6 týmů

10. Výběrová kritéria
– Navržené startovné a jiné výhody
– Kapacita hracích místností a zkušenosti s pořádáním turnajů
– Zkušenosti KM se spoluprací v uplynulých letech

11. Písemné přihlášky zasílejte do 30. září 2012 na e-mail: svatava.ptackova@seznam.cz

Mgr. Svatava Ptáčková, předsedkyně KM KHŠS, 12. 9. 2012